计划的落地策略
# 4.4计划的落地策略
# 目录介绍
- 01.看一个真实案例
- 02.没有时间的误区
- 03.每日清单任务项
- 04.做小巧的周计划
- 05.4D工作法的实践
- 06.解决突发的事件
- 07.培养一个好习惯
- 08.总结回顾本章节
- 09.后来发生的改变
- 10.今天起改变三点
- 11.课后作业思考下
# 01.看一个真实案例
有段时间我特别迷"清单"——每天早上先用 20 分钟列 TODO，密密麻麻列 20 件事，看着满满当当的清单很有掌控感，仿佛自己已经赢了一半。
然后开始干第一件事，干到一半微信弹一个消息，回完消息顺手刷了下朋友圈；翻回来干第二件事，同事过来找我聊一个紧急 bug，干了 40 分钟；回到工位准备干第三件事的时候，已经 11 点半了，先去吃饭吧。下午茶之后还有两个会，散会之后人累得只想躺。
晚上回家看那张早上的清单——20 件事，划掉了 3 件，还都不是最重要的那 3 件。
这种状态持续了两周。我每天列得越多，完成得越少；完成得越少，第二天为了"补回来"列得就越多——形成一个完美的恶性循环。
我开始抱怨：是事情太多了！是同事打扰太多了！是会议太多了！是我没时间！
直到有一天，组里的资深同事看了我那张密密麻麻的清单，跟我说了三句话，我现在还记得：
- "你不是没时间，你是没精力。"
- "你这清单不是计划，是焦虑清单——把焦虑写下来不会让事情变少。"
- "先吃掉那只青蛙，剩下的都是赚的。"
那时候我才意识到：我以为自己缺时间，其实我缺的是一套真正能把计划落到地上的策略。
# 02.没有时间的误区
有了计划，接下来就是每天去做了，不过这才是难度最大的地方。以前就是因为每天太忙了，根本没时间推进。时间一长，就半途而废了，其实并非如此。
不是没时间是没精力，我们平时总是关心自己有多少时间、有多少事情，却很少关注有多少精力。每天早晨刚上班的时候，精力是最旺盛的，效率很高。
随着时间的推移，精力会逐渐下降，做的事情越多、越困难，精力会下降得越快。等到下班的时候，整个人都累得跟行尸走肉一样，再挤着透不过气的地铁回家，换作我，也只想瘫倒在沙发上，看看剧、玩玩游戏。
现在是一个碎片化的时代，我们的时间被微信、朋友圈、电话、工作交流等切割得支离破碎，想找个 15 分钟完全不被打扰的时间都很难。
有时候去书房拿本书，结果一进书房就开始看手机，回复微信和朋友圈消息，然后看到书桌上有点乱就顺手收拾一下，正收拾着发现桌子上放着一瓶维生素 C，这应该放在厨房吊柜里才对，于是拿着维生素 C 去厨房，一进厨房就发现地上很脏，就开始扫起地来，似乎把拿书的事情抛诸脑后了。
应对临时突发事件，绝大多数人不是没有解决办法，而是心里烦，或者把突发事件想得太可怕，甚至让这种情绪占据了整个大脑。
所以遇到挫折或者别的什么突发事情，不要急着全盘放弃，别把突发事件当作特别可怕的事情，或许它并没有你想象中那么严重，我们完全可以把变化也当作计划的一部分。
# 03.每日清单任务项
要罗列每日清单。不知你是否有这种感觉：每天都被工作填满了，下班回家虽然还剩一两个小时才睡觉，但上了一天班后除了躺着玩手机，什么也不想干，更别提什么计划了。
事实确实如此，每天的时间精力是有限的，如果想安排所谓的"业余时间"来完成非工作的年度计划，那就永远也不可能完成。
因此实现计划的关键，在于把年度计划拆解到每天的待办事项中，这样既能穿插在忙碌的工作中让你不至于太累，还能提高工作效率。
当我们想做一件事情的时候，最重要的不是预期结果多么让人振奋，而是如何将目标转化为具体的行动计划。用一张每日计划清单解决：
- 左边一栏比较窄，上面有时间的刻度。这是一天的时间轴，它的好处是可以让我们掌握一天到底有多少时间资源可以用。这里面写的是固定时间去做的事情，比如早晨 9 点~9 点 30 分召开项目进度会，这就是硬性时间，这 30 分钟其实在一天开始时就预支出去了。
- 右边一栏比较宽，没有特别的格式，叫作自由区。这里面写的才是真正的待办事项，有新的待办事项，随时都可以添加进来。
- 标记星号的事项，表示这件事情是一天的工作重点，要优先解决。
如何解决没有精力？把每天要做的年度计划中的事情也列到待办事项清单中。
不要等到完成所有工作才关注年度计划，工作是永远做不完的，工作、生活、年度计划它们是平等的，所有今天要做的事情都列到同一张清单上。
这个可以用来破解"不是没时间，是没精力"——把年度计划当成"和工作同等重要的事"，而不是"等我有空再做的事"。
如何解决无法立刻执行？对相对复杂的事项梳理大概思路。大部分人写待办清单的时候只把要做的事情写下来，而我会把做这件事大概的思路也简单记录一下。
写清单的目的之一是让我们忘掉它，这样我们才会更专注手头的事情，效率才高。如果不把要做的事情都写下来，那么这些事就会在你脑袋里打架。
这个可以用来破解"不是没时间，是没有立刻去做"——一项任务卡住，往往不是难，而是"不知道下一步从哪伸手"。
# 04.做小巧的周计划
- 写待办事项；
- 补充周计划清单；
- 每周有固定的时间整理计划；
- 周计划和日计划在初期可以做合并；
- 学会做每日手账是一件非常快乐的事情，这个格式很重要。特别是看到自己的清单上被逐一完成的时候，瞬间你会感受时光的美好！
我以前列周计划也犯过和列日清单一样的毛病——一口气塞 30 件事，一周下来完成 10 件，剩下 20 件挪到下周。挪着挪着，就再也不看那张清单了。
后来我学会一个原则：一周只列 5-7 件真正重要的事，其余的全部进"备选区"。每周最重要的 5-7 件事完成了，就是高效的一周；如果还有余力再去清备选区。
清单的目的不是"显得自己很忙"，而是"确保最重要的事被做掉"。
# 05.4D工作法的实践
每天遇到的所有事情，都可以用 4D 工作法决定下一步行动，具体写法如下：
- ① Do it now（立即去做）：立即去做的事情写在自由区，不一定非要写在最上面，只要你在这件事情上做好标记就可以，这样的事情在一上班的时候优先去完成。
- ② Delay it（计划去做）：把每天最重要的工作，安排在固定的时间段去完成，这样通过把弹性的时间刚性化，保证有充足的时间精力完成重要的事。
- ③ Delegate it（授权去做）：授权去做的事情并不等于放权，把一件事情授权给别人去做的时候，都会跟他确认一下什么时候给我回复。记得跟进！
- ④ Don't do it（尽量别做）：把清单中那些不重要的事划掉，以保证自己有足够的时间安排其他更重要的事情。比如洗衣服拖地，这种事可以攒到周末一起做。
强调 4D 重要性，分析一下事情为什么没完成。我觉得大多数之所以没有完成，是因为完不成也没什么，没有任何影响。假如没有完成，你一百万没有了，你会完成吗？肯定会！这就是根源。
要记住，你制定的计划一定要对你来说很重要，如果没有完成可能会对你造成很严重的后果，那么多半就能完成。
除非这个计划对你来说不重要！你可能反驳我，觉得我说错了，但是你知道我说对了。你嘴上觉得重要，行动出卖了你，如果真的超级重要，就一定会完成。
小时候，爸爸常说："只要这次你考全班前 3 名我就奖励你去游乐场玩一次，这次你要是考不好罚你一天不能吃饭"。小时候的奖励对于我们来说往往是比较有用的。
比如，一直懒得跑步，现在要求自己一周跑步 3 次。完成后，给自己奖励一顿大餐之类的。
我一般是先做计划，把计划写在小本本上，并把完成计划后的奖励列出来，做完一件事一定要在计划本上用力地把这件事情划掉，并在奖励后面画个小星星，这个绝对会让你成就感爆棚，也会让你满心欢喜。你也可以试试，相信我，这种成就感绝对可以推着你马不停蹄地做事。
# 06.解决突发的事件
大家对同一个事情的排序的结果可能不一样，因为每个人的价值观是不同的。因此事件一般是有优先级排序的。
有些人是老板优先，就会把老板的事情排在第一位；有些人是同事优先，就把同事的事情排在第一位；有些人是紧急优先，就会把紧急的事情排在第一位；有些人是自己优先，就会把自己的事情排在第一位。
价值观本身是没有对错之分的，所以排序也没有对错之分，但是我们要承担这样的排序所造成的后果。
你平时工作的时候有没有感觉到总是很被动？同事说有急事找你，你就立刻帮他解决；客户说有个重要的事，你就立刻去处理。总在被事情推着走，而不是推着事情走，有没有这感觉？
比如说，领导让你第一时间去办公室汇报结果。你不应该因为经理让你第一时间去他办公室，你就真的第一时间去。
领导其实并不知道你手头都有哪些事，他只是表达出他想知道昨天沟通结果的急切心情。如果让他知道你因为要给他汇报，而把更重要的客户撇在一边，或许才真的要批评你分不清事情的轻重缓急。
所有人交代给你事情的时候都会说他们的事情很重要、很紧急，但事实真的如此吗？不一定！再退一步说，即使所有人都说他们的事情特别重要、紧急，你总要分个做事的先后顺序吧？遇到别人的刺激，你就立刻去做，会成为滥好人，总被别人驱动着走。
所以，更好的做法是：立即回应，但不是立即去做。不管别人怎么说，都把临时接到的事情和手头待办清单里的事情做比较，如果手头还有比它更重要、紧急的事情，就立即拒绝或者协商回应；如果它真的比手头所有的事情都重要、紧急，这时候才是去解决这件事。
你手头有很多计划内和计划外临时的事项，怎么安排优先级呢？最好的做法是先预览一遍所有今天要做的事情，预览的意思是先不处理，只是看一眼这件事到底是什么事。
如果不是太清楚，花几分钟时间去详细了解下具体情况，再去安排先后顺序，这样会更加合理。
准备一个 TODO 笔记，把"学什么"这个问题抛给日常生活中。比如坐地铁的时候，看微信推送的文章，遇到自己没了解过的，把关键词记下来。
在工作中，偶尔搜索问题的时候，发现自己一些某些未了解过的知识的时候，先记下来关键字；工作完成后，凭着关键字再回来学习。
看书过程中，可能也会遇到一些点，书上写的不是非常的清晰，但是的确自己不了解，记下关键字。
# 07.培养一个好习惯
我们每天大量的行为都受习惯控制，这大大减轻了大脑的思考负担。早晚刷牙、每日运动、健康饮食，好习惯会让我们受益终生。
但要培养一个习惯并不容易，通常都是三分钟热度后又打回原形，年龄越大越是如此。那么如何才能培养好习惯呢？
这就要从习惯养成的四个阶段说起：阶段一：因为兴奋和激情而轻松坚持；阶段二：需要伙伴或方法来约束自己；阶段三：依靠奖励刺激；阶段四：习惯成自然，除非养成新习惯来代替，否则旧习惯不会自动消失。
那对于好习惯的养成，具体该怎么做呢？培养习惯的四步模型——提示、渴求、反应和奖励。其中，提示触发渴求，渴求激发反应，而反应则提供满足渴求的奖赏，并最终与提示相关联。
比如，有一天你没睡好，觉得自己没什么精神，这是提示；但你想打起精神好好工作，这是渴求；于是你去喝了一杯咖啡，这是反应；喝完之后感觉精神好了一些，这是奖赏。于是喝咖啡和精神差之间就建立了关联。
这四个步骤一起形成了一个神经反馈回路，是每个习惯的核心支柱，最终构成完整的习惯循环。
推演出了一个实用的框架，可以帮助我们设计好习惯、消除坏习惯，书中叫做行为转变四大定律。第一定律，让它显而易见；第二定律，让它有吸引力；第三定律，让它简便易行；第四定律，让它令人愉悦。
以"第一定律，让它显而易见"为例，我们可以通过很多方式达成，比如填写"习惯记分卡"，在已有习惯上叠加新习惯，构建有利于习惯养成的环境等等。
这行为转变的四大定律几乎适用于所有领域，从体育到政治，从艺术到医学，从喜剧到管理，无论你面临什么样的挑战，都可以很好地应用它们。
比如，每当你想改变自己的行为时，可以问自己几个简单的问题：我怎样才能让它变得明显？我怎样才能让它有吸引力？我怎样才能让它变得容易？我怎样才能让它令人愉悦？
番茄工作法的创始人弗兰西斯科·西里洛当初面临着和我们现在大多数人一样的困境：每天不知道自己干了什么，觉得自己在浪费时间。
眼看着 Deadline 逼近，却似乎找不到对抗时间流逝的办法。就在这种焦灼的情境下，西里洛看到了厨房的番茄计时器，就跟自己说"能不能坚持两分钟"，两分钟后，又跟自己说"能不能坚持十分钟？"就这样，刚开始完全学不进去的西里洛学习了十分钟。
到现在，番茄工作法已经发展成为"工作 25 分钟，休息 5 分钟"的模式。在 25 分钟的工作时间内，不允许做任何和任务无关的事情，直到番茄时钟响起，然后休息 5 分钟。如此反复。四个循环后，来一场半个小时的大休息。
番茄工作法的 25 分钟可以调节，不一定是要设置 25 分钟，可以根据自己的情况灵活调节。比如工作 10 分钟，休息 10 分钟等等。
琐事常常让我们疲于奔命，一想起来还有这么多事情，往往就什么事情也不想做。《吃掉那只青蛙》这本书的主要观点就是，如果每天早晨你先做最有挑战性的事情，一天中其他的事情都会显得轻松无比。
如果你每天早上醒来做的第一件事情是吃掉一只活的青蛙，你就会欣喜地发现，在这一天接下来的时间里，将没有什么比这个更糟糕的事情了。
当我们把时间花在最重要的几件事情上，吃完最难吃的"青蛙"之后，无论其他琐事有没有完成，起码今天已经完成了最重要的事情，我们也会觉得很有成就感，会更有动力去完成接下来的工作。
# 08.总结回顾本章节
计划落不落得了地，不取决于你列了多少件事，而取决于你每天最难的那只青蛙吃没吃掉。
- 每天只盯 3 件事 + 先吃青蛙：清单不是"焦虑墙"，把最难最重要的那件放在精力最高峰先干掉。
- 用 4D 处置一切任务：Do/Delay/Delegate/Don't，敢于划掉、敢于授权，焦虑量立刻下降一半。
- 把变化纳入计划本身：突发事件不是"破坏计划"，先回应再判优先级，不立刻接是一种能力。
# 09.后来发生的改变
资深同事点醒我那天晚上，我做了一件很难受的事——把第二天的清单从 20 件砍到了 3 件，并把那 3 件重新做了排序：第 1 件是当天最难、最重要、我最不想干的"青蛙"。
第二天早上 9 点到 11 点，我什么都没干就在干那只"青蛙"——一个我已经拖了三天的技术方案。11 点钟方案出炉的那一刻，我整个人忽然轻了：剩下一整天，无论再发生什么我都赚了。
之后一个月我严格执行"每日 3 件事 + 先吃青蛙 + 4D 处置剩余任务"。每天早 9 点用 5 分钟列 3 件事，9 点到 11 点专攻青蛙，下午用番茄钟做剩下 2 件，其他所有突发事件统一回应"我下午 4 点之后回复你"。
月底统计：清单完成率从过去的不到 15%（20 件完成 3 件）涨到 85% 以上（3 件完成 2.5 件以上）。而我反而比之前更不焦虑了——因为我知道每天那 3 件事一定能完成。
半年之后，我已经把"每天上午 9-11 点不接受任何打扰"变成了团队默认共识——同事、领导都知道这两个小时找我没用，要么提前预约下午时段，要么自行推进。
更重要的是，那些过去让我焦虑的"突发事件"——大部分根本就不是真正的紧急事件。它们之所以显得紧急，只是因为我每次都立刻回应。当我开始用"立即回应、不立即去做"之后，绝大多数所谓的紧急都自动消失了。
那张曾经写满 20 件事的旧清单我留了下来，现在贴在工位边——它每天提醒我：列得多 ≠ 做得多，列 3 件干完比列 20 件干 3 件强 100 倍。
# 10.今天起改变三点
从明天早上开始，每天上班前花 5 分钟写下今天最重要的 3 件事。不是 3 件以上，就是 3 件。
这 3 件事完成了，今天就是高效的一天。如果 3 件都完不成，说明目标太大需要继续分解。每天晚上回顾：3 件事完成了几件？未完成的原因是什么？
面对堆积的任务不要焦虑，把每个任务归入四个类别：Do（立即做，重要且紧急的）、Delegate（委派，可以让别人做的）、Defer（推迟，重要但不紧急的）、Delete（删除，不重要也不紧急的）。
果断删掉那些不必要的任务，你会发现真正需要做的并没有那么多。
把一天中最有挑战性、最重要的任务放在精力最充沛的时候做（通常是上午）。先攻克最难的事情，剩下的一切都会轻松得多。
不要把难事拖到下午精力低谷期，那样只会越拖越焦虑。记住：吃完青蛙之后，一天都是赚的。
# 11.课后作业思考下
1. 时间使用审计：详细记录你明天一天的时间使用情况（每 30 分钟记一次）。一天结束后分析：有多少时间花在了真正重要的事上？有多少时间被琐事和突发事件消耗了？你的"有效工作时间"比例是多少？
2. 4D 分类实操：把你当前待办清单上的所有任务，用 4D 工作法进行分类。Delete 掉至少 3 个不必要的任务，Delegate 至少 1 个可以委派的任务。看看精简后你的任务清单是否更聚焦了。
3. 周计划制定：用文中的方法制定一份下周的周计划。包含：本周最重要的 3 个目标、每天的核心任务、预留的弹性时间（应对突发事件）。一周后复盘：计划完成率是多少？哪些安排需要调整？
4. 习惯养成实验：选择一个你想养成的好习惯（比如早起、运动、阅读），用"降低启动成本"的方法来设计。提前准备好所有需要的东西，设定一个最小行动（比如"先做 2 分钟"），坚持 21 天。记录每天的完成情况和感受，21 天后评估这个习惯是否已经初步形成。
